Inventarisasi barang dalam sebuah instansi, baik itu kantor pemerintah, sekolah, rumah sakit, hingga perusahaan swasta, bukan hanya soal mencatat nama barang dan jumlahnya. Lebih dari itu, proses ini menyangkut sistem pelacakan, pengelolaan, hingga pengawasan aset secara berkala. Salah satu aspek penting yang sering diabaikan adalah penomoran. Padahal, cara membuat nomor inventaris barang yang sistematis bisa sangat membantu dalam menjaga efisiensi dan akurasi manajemen aset.
Tanpa sistem penomoran yang baik, banyak organisasi kesulitan menelusuri aset yang rusak, hilang, atau bahkan tidak diketahui keberadaannya. Di sinilah pentingnya sistem inventaris yang rapi dan mudah dibaca. Penomoran bukan sekadar formalitas, tapi bagian dari upaya membangun sistem kerja yang disiplin dan transparan.
Kenapa Penomoran Aset Harus Dibuat dengan Sistematis?
Nomor inventaris bukan hanya simbol atau kode acak yang menempel pada barang. Setiap digit memiliki arti. Dengan membuat sistem penomoran yang terstruktur, Anda dapat langsung mengetahui jenis aset, tahun perolehan, hingga lokasi penempatan barang hanya dari melihat kode tersebut.
Proses inventarisasi bisa sangat rumit bila jumlah barang sudah mencapai ratusan hingga ribuan unit. Tanpa penomoran yang jelas, akan banyak waktu terbuang hanya untuk mencari satu unit barang tertentu. Sistem penomoran aset yang baik memungkinkan tim administrasi atau logistik untuk melakukan pelacakan dan audit secara efisien.
Selain itu, penomoran juga sangat membantu ketika dilakukan penghapusan aset atau pemindahan barang antar unit. Sistem ini menciptakan jejak data yang bisa ditelusuri kembali sewaktu-waktu.
Elemen yang Harus Ada dalam Nomor Inventaris
Sebelum mulai menyusun nomor inventaris, penting untuk menentukan komponen penyusunnya. Sebuah nomor inventaris idealnya terdiri dari beberapa bagian yang mewakili informasi penting. Contohnya sebagai berikut:
- Kode Kategori Barang: Biasanya terdiri dari dua hingga tiga digit yang mewakili jenis barang, seperti ME untuk Meubelair, EL untuk Elektronik, dsb.
- Tahun Perolehan: Dua atau empat digit angka yang menunjukkan kapan barang tersebut dibeli atau diterima.
- Kode Lokasi atau Unit: Kode ini menunjukkan lokasi barang ditempatkan atau unit/divisi mana yang menggunakan barang tersebut.
- Nomor Urut: Merupakan identifikasi unik untuk setiap barang. Ini penting agar tidak terjadi duplikasi dalam sistem.
Contoh format penomoran: EL/2023/ADM/001. Artinya: barang elektronik, diperoleh tahun 2023, digunakan di bagian administrasi, dengan nomor urut satu.
Cara Membuat Nomor Inventaris Barang Langkah demi Langkah
Menyusun Kode Kategori Barang
Langkah pertama dalam cara membuat nomor inventaris barang adalah menentukan kategori barang. Buatlah daftar kategori barang yang umum digunakan di organisasi Anda. Misalnya: komputer, printer, meja, kursi, AC, dan lainnya. Setiap kategori diberi kode khusus yang mudah dikenali.
Gunakan sistem kode dua atau tiga huruf yang intuitif dan konsisten. Misalnya, untuk printer bisa digunakan kode “PRN”, untuk AC bisa digunakan “AC”, untuk kursi “KRS”. Pastikan setiap kode tidak tumpang tindih dan mudah dipahami semua tim.
Menentukan Format Tahun Perolehan
Tahun perolehan biasanya ditulis dalam dua atau empat digit. Jika ingin lebih ringkas, gunakan dua digit (misal 24 untuk tahun 2024). Namun jika ingin lebih formal dan jelas, gunakan empat digit.
Tahun ini berfungsi sebagai referensi saat melakukan pengecekan usia aset atau jadwal penyusutan nilai barang. Informasi ini sangat penting dalam sistem manajemen aset jangka panjang.
Mengatur Kode Unit atau Lokasi Barang
Setiap barang harus dapat ditelusuri hingga ke unit atau lokasi yang menggunakannya. Maka dari itu, tambahkan kode unit dalam struktur nomor inventaris Anda. Misalnya: ADM untuk Administrasi, FIN untuk Keuangan, OPS untuk Operasional, dan seterusnya.
Kode lokasi ini akan sangat berguna saat proses audit, terutama jika barang tersebut berpindah tempat atau dititipkan ke unit lain.
Memberi Nomor Urut Unik
Bagian akhir dari struktur nomor inventaris adalah nomor urut. Ini bisa dimulai dari 001 dan disesuaikan dengan urutan barang yang masuk di tahun tersebut untuk kategori yang sama.
Gunakan tiga digit atau lebih agar memiliki ruang cukup banyak untuk penomoran. Sistem ini mencegah terjadinya duplikasi dan membantu ketika organisasi Anda berkembang dan jumlah barang meningkat.
Menyusun Templat Penomoran
Setelah semua elemen disusun, buatlah template penomoran standar yang digunakan oleh seluruh bagian. Template ini akan menjadi acuan utama tim inventaris ketika melakukan input data barang baru.
Contoh template: [Kode Barang]/[Tahun]/[Kode Unit]/[Nomor Urut]. Pastikan seluruh staf terkait memahami dan mengikuti template ini.
Tips Praktis untuk Menjaga Konsistensi Penomoran
Gunakan Software atau Spreadsheet Terkelola
Mengelola ratusan bahkan ribuan nomor inventaris secara manual tentu tidak ideal. Gunakan spreadsheet terstruktur atau software inventarisasi khusus yang memungkinkan Anda membuat sistem penomoran otomatis. Fitur ini biasanya sudah tersedia di aplikasi manajemen aset.
Dengan sistem otomatisasi, Anda dapat menghindari kesalahan input dan mempercepat proses registrasi barang baru. Selain itu, fitur ini juga memudahkan dalam pencarian data, pelaporan, dan penyusunan jadwal perawatan aset.
Lakukan Audit Berkala
Nomor inventaris bukanlah dokumen yang statis. Setiap perubahan kondisi atau perpindahan barang harus dicatat dan diperbarui. Oleh karena itu, lakukan audit atau pengecekan fisik secara rutin untuk memastikan kesesuaian antara data di sistem dan kondisi nyata.
Audit berkala membantu Anda menjaga keakuratan dan mencegah kehilangan barang. Sistem penomoran yang jelas membuat proses ini jadi lebih cepat dan terkontrol.
Edukasi Tim dan Buat SOP Penomoran
Seringkali kesalahan dalam penomoran muncul bukan karena sistemnya yang salah, tetapi karena kurangnya pemahaman tim dalam menggunakannya. Pastikan semua staf yang terlibat dalam proses inventaris dibekali dengan pelatihan dan panduan standar operasional (SOP).
SOP yang jelas memastikan seluruh bagian organisasi menggunakan format yang sama, dari pengadaan hingga penghapusan aset. Dengan begitu, sistem penomoran bisa terus konsisten meski ada pergantian staf.
Penomoran Aset adalah Pondasi Manajemen Aset yang Efektif
Ketika semua barang sudah diberi nomor unik dan sistemnya berjalan dengan baik, banyak proses administrasi menjadi lebih ringan. Mulai dari pencatatan laporan, perawatan rutin, pemindahan barang, hingga proses penghapusan aset. Anda tidak perlu lagi mengecek barang satu per satu secara manual.
Sistem ini menjadi pondasi dari manajemen aset yang baik, karena mampu memberikan visibilitas dan kontrol penuh atas seluruh barang milik organisasi. Tidak hanya itu, sistem ini juga membantu Anda dalam membuat keputusan yang lebih tepat ketika ingin menambah, mengganti, atau melepas aset tertentu.
Jika Anda ingin memiliki sistem inventarisasi yang terintegrasi dan otomatis, gunakanlah layanan SISCA (Sistem Informasi Sistem Catat Aset) dari PT Bhakti Unggul Teknovasi. Platform ini dirancang khusus untuk memudahkan pelacakan dan penomoran aset secara digital, lengkap dengan fitur audit, perawatan, dan laporan penyusutan nilai barang. Cocok untuk instansi pemerintahan, pendidikan, rumah sakit, hingga perusahaan skala besar.
Dengan SISCA, Anda tidak hanya mendapatkan data, tapi juga kontrol penuh atas aset Anda.
